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時間の使い方が仕事の能力を決める!圧倒的な効率化のススメ

時間は誰にでも平等に与えられ、誰にでも同じように過ぎて行きます。
一日は24時間であることも万人に共通であるため、成功できるかどうかは時間の使い方が
カギを握っているといえるでしょう。

しかし、上手な時間の使い方ができている人は意外と少なく、無駄な時間を費やしたり
隙間時間が多かったりと悩んでいる人もいらっしゃいます。

よく「時間が足りない」「忙しすぎてもっと時間が欲しい」と仰る人がいらっしゃいますが、
そんな風に求めても時間は増えません。時間を捻出するためには効率化を図る必要があるのです。

この記事では無意識に過ぎ去っている時間を減らし、意識した時間を過ごすために考え得る
効率化について紹介します。

勤務前の時間の使い方

あなたは一日が始まって出勤するまでの間、どのように過ごされていますか?

起きてから会社に着くまでの間の時間の使い方次第で、
もっと時間を有効に利用することができる可能性があります。
朝の隙間時間を使うことで人生のクオリティーを上げることも可能ですし、結果的にそのことが仕事の成果に
繋がるケースもあるでしょう。まずは会社に着くまでの時間の有効利用の方法について解説します。

朝の準備はルーチン化しておくとスムーズ

朝はなるべくギリギリまで寝ていたいと、目覚まし時計が鳴り響いた後でも布団の中で葛藤している人が
多いようです。その影響で、起きてから家をでるまでは息つく暇もないほど慌ただしく過ごしておられる人
が数多くいらっしゃいます。そこで、朝の時間の過ごし方を少しでもスムーズに進めるために、
毎朝の準備の順番をルーチン化しておく
ことをおすすめします。人によっては食事や歯磨き、身支度などの
順番が毎朝バラバラな人がいらっしゃいますが、全ての行動に判断の要素を入れなくて済むように、
あなたの中で最も効率の良い順番を決めて
おきましょう。すると、行動がよりスムーズとなりますので、
場合によっては出勤までの空き時間ができるかも知れませんよ。

通勤時間はクリエイティブに活用すべき

平成28年社会生活基本調査(総務省統計局)によると、
通勤(通学も含む)時間の全国平均は1時間14分となっています。毎日これだけ多くの時間を費やしている
わけですから、何もせずに通勤しているともったいないですよね?

通勤時間に読書や自己啓発の音声、語学の勉強など、自分のスペックを上げるための取組に費やすことが
おすすめです。通勤時間だけでも毎月20時間以上のまとまった時間となりますので、ある程度の学びを得る
ことができるでしょう。

一日の行動予定を立てておくと迷わずにすむ

勤務先に到着したら、一日の行動予定を立てましょう。
その日の予定を立てずに仕事に入る人が多いのですが、先に予定を立てることで一日のシュミレーション
行うことができます。可能であればメモ用紙に細かく書いておき、済んだらレ点チェックをしていくと、
仕事のスピード感が分かって良い行動指標となります。

また、最初に行動予定を立てることで仕事中にどの仕事からするか迷うことも有りませんし、途中で
急な仕事が割り込んで来たとしても、それが終わったらまた続きをすることが可能です。
会社に着いたらまずその日の段取りをするという癖をつけると1日の仕事の効率化が図れるでしょう。

勤務中の時間の使い方

勤務中の時間の使い方は仕事の成果に直結します。

効率が悪くなると定時までに仕事が終わらず、遅くまで残業しなければならなくなる可能性もありますし、
遅くまで残業をした結果、翌日の仕事のパフォーマンスが落ちて、また仕事が進まないという悪循環に
陥ります。では、勤務中にはどのようなことを心がければ良いのでしょうか?

営業マンが取るべき効率的な外回り法

仮にあなたが営業マンである場合、外回りの順番には工夫が必要です。
営業現場に行くと驚くべきことにこれらを意識している人は意外と少ないのですが、
外回りをする時は一筆書きで回りましょう。そのためにはアポイントを上手に取ることが重要となります。
顧客同士が近いのに日をまたいでアポイントを取ると、往復の時間がロストなってしまいます。

移動効率をしっかりと考えたアポイント設定と、効率の良い回り方がとても大切です。
ちなみにどうしても営業マンの都合よくアポイントが取れない場合には、効率の悪い日程で取った
アポイントの周辺にある見込客を探すなどの工夫をしましょう。

移動中に読書や情報収集

勤務中の移動時間の使い方も有効に使うことをおすすめします。
車移動の場合はイヤホンジャックを利用して電話打合せを片付けることができますし、
電車の場合にはパソコンやタブレットで事務処理を片付けることができます

外回りをしている人は、一日の勤務時間のうち移動時間も勤務中であることをしっかりと認識した上で、
事務的な処理を行うと随分仕事がはかどるかと思います。

電話よりもメールを優先

内勤をしている場合には電話はなるべく控え、メールを優先すると効率が上がります。
電話は相手の仕事のペースを奪ってしまう上、相手と電話でやり取りする癖をつけてしまうと
相手も気軽に電話をかけて来るようになります。反面、メールの場合は
自分が返信したい時にまとめてチェックすることができるため、仕事のペースが乱れません。

なおかつ文章の場合は電話よりも要点が整理されているため、無駄なやり取りの削減ができます。
そのため、なるべく仕事相手との連絡はメールを優先することがおすすめです。もちろん電話の方が
手っ取り早い場合や、電話でないと分かりにくい場合には無理にメールを優先する必要はありません。

帰宅前には机の上の整頓を心がけよう

帰宅前には自分の机の上の整頓を心がけましょう。
帰宅前に整頓を済ませておくと、翌日の朝に席に着いた時、スムーズに仕事を始めることができます。
もしも他の人から机に何か置かれている場合にも一目瞭然となりますので、
帰宅前の整頓は仕事の効率化の面でおすすめの方法です。

ただ、過度に整理をする必要はありません。
見た目の美しさより自分にとっての機能性を重視した整頓の方が効果的です。自分の机の上や中身は
目をつむってでも取り出せるレベルまで整頓しておくと、仕事の効率は格段にあがるでしょう。

勤務終了後の時間の使い方

勤務終了後、帰宅してからも効率的な時間の使い方をすることで、自分の自由な時間が増えるはずです。
隙間時間にすべきことを埋めていくことによって、自由な時間の貯金を増やしていきましょう。

トイレやお風呂でも読書や情報収集が可能

トイレやお風呂で読書や情報収集をしているがいらっしゃいます。トイレに新聞を持って入ったり、
お風呂のフタの上にタオルを敷いて読書をしたり、防水グッズを利用してお風呂でスマホを使うなど、
リラックスタイムにまで情報収集ツールを利用されているのです。

もちろん、これらの時間くらいはリラックスしたいというのも良いと思いますが、
時間効率という意味ではとても効果的な方法だといえるでしょう。

自分の時間と就寝時間はちゃんと決めておこう

起きてから帰宅するまで、時間の使い方を徹底的に効率化すれば、就寝前にはそれなりにまとまった時間が
取れるかと思います。その時間は自分の時間として自由に使いましょう。ただし、何時から何時までを
自由時間にするのか、何時に就寝するのかはしっかりと決めておくことをおすすめします。

漫然と過ごしてしまうと翌日の効率ダウンにつながりますので、意識した時間設定がとても大切です。
また、自由時間は夜11時30分までと決めているのに、見たい映画を全てみたら11時50分になるという
ようなケースでも、できれば11時30分で切り上げて残りは後日見ることがおすすめです。

事柄を基準にするのではなく、時間を基準にすることが大切です。
そのため、段取りは必ず何時までにするのかというタイムスケジュールを定めることが重要となります。

まとめ

時間の使い方は工夫次第でかなりの効率化を図ることが可能です。

自宅でも仕事中でも、隙間時間を意識的に埋めていくことで、
結果的に時間のゆとりを持つことができるでしょう。
時間の使い方はしっかりと意識をしていないとすぐに緩んでしまう可能性もありますので、
自分のペースができあがるまで、しっかりと反復していただければと思います。

効率化を図ることにより、ひとつひとつの作業に効果性が産まれますので、ぜひ試して下さいね。

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朝時間の有効活用について

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田中英哉

田中英哉

ことぶら結婚相談所代表、フリーライター。
コーチングや心理カウンセラーの資格を多数保有し、その知識で一人でも多くの人に良い影響の輪を広げるべく日々活動中。
婚活者マッチングやライターとしての情報発信、京都でのユニークイベントなど、さまざまな活動に励んでいる。

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