【時短】仕事が終わらないと悩むあなた！
膨大な仕事量によって、早く帰りたくても仕事が終わらないと
悩んでいる人は数多くいらっしゃいます。
しかし、毎日遅くまで仕事に明け暮れていると
生活の質が下がってしまいますよね？
そこで、少しでも効率良く仕事が終わらせられる「時短術」を
紹介します。
目次
仕事の効率化は準備が決め手！
業務を時短するためには、仕事の効率化は必須です。
もちろん、会社の業務自体が完全なマンパワー不足に
陥っている場合もあるため、どんな方法を取ったとしても
物理的に仕事が終わらないと考える人もいらっしゃるかも知れませんが、
いずれにせよ、少しでも効率化をすることによって業務は軽くなるでしょう。
仕事を時短させるためには、まずは準備に力を入れることが大切です。
ここでは準備のテクニックとして、
「毎月の目標を決めること」
「1日の仕事チェックリストを作る」
をご紹介します。
毎月の目標を決める
仕事の時短を行う上で、毎月の行動目標を明確に決めることが重要です。
営業職でたとえると、月の目標売上から逆算した顧客の数を割り出すと
必要な見込客数が分かりますし、
その見込み数を得るために必要なアポイントの数も割り出すことが可能です。
すると、毎日何件のアポイントを取らなければならないかが判明しますので、
一日の行動量が明確となります。日々やみくもに仕事をするよりも
行動量が出た上で行う方が
集中力を発揮しやすいため、月末には翌月の予定を決めておきましょう。
1日の仕事チェックリストを作る
毎日仕事を行う時に、仕事の優先順位を付けることは大切です。
しかし、何のプランもなくやみくもに仕事をしていると
仕事忘れが発生したり、段取りに迷うなどスムーズな仕事ができません。
そこで、1日の仕事チェックリストを作ることをオススメします。
チェックリストは、本格的なものではなく、手書きの簡単なもので構いません。
その日にやることを箇条書きにし、優先順位通りに並べて書きます。
その仕事が終われば二重線やレ点チェックをして行き
迷うことなく仕事を進められる効果が期待できます。
仕事忘れも防げるので、一石二鳥の方法です。
仕事が終わらない人の特徴
仕事が終わらない人は、自分で忙しくしているケースも多々あります。
そんな負のスパイラルにハマると、毎日仕事が終わらない状況に
追いやられてしまうでしょう。
実は、そのような人には一定の特徴があります。
ここでは
「私語や休憩が多い」
「業務効率化を図っていない」
「スタートを切るのが遅い」
「残業ありきで仕事をしている」
の4つを紹介しますので、ぜひ反面教師にしていただければと思います。
私語や休憩が多い
仕事が終わらない人は、自分で忙しいといいながらも
私語や休憩が多いケースが見られます。
特に私語に関しては仕事上の雑談の場合
本人も私語に時間を費やしていると気が付かないことが多いのです。
休憩は効果的に取れればかえって効率が上がるのですが、
休憩時間が長すぎたり、回数が多いと
結局、休憩だけでまとまった時間になっていることも多々あります。
無駄な私語をなくし、適切な休憩時間を取ることによって
全体的な拘束時間の時短に努めましょう。
業務効率化を図っていない
仕事の中で業務効率に対する工夫をしていない人も
仕事が終わらない人の特徴です。
たとえば、優先順位を付けて仕事をしているにも関わらず、
メール連絡や電話が割り込んでくることは日常茶飯事です。
そんな時は、メールや電話に対応する時間をあらかじめ設定すると
良いでしょう。
メールは閲覧時間を決め、電話は対応する時間に折り返すなど
自分のペースを作ることで業務が効率化します。
このように、同じ分量の仕事でも
工夫をすることによって効率化が可能なのです。
スタートを切るのが遅い
仕事が終わらない人は、仕事のスタートが遅い傾向もあります。
勤務時間内に仕事をしていても、実際に集中して仕事を始めるまで
エンジンの掛かりが遅いのです。
スタートが遅いと、その分終了するのも遅くなるため帰宅時間も遅れます。
結果的に、また次の日にエンジンがかかるのが遅くなってしまうため、
全体的なサイクルを早める方が良いでしょう。
残業ありきで仕事をしている
仕事が終わらない人の中には
最初から終わるつもりがない人もいらっしゃいます。
つまり、定時で帰宅することは諦め、残業ありきで仕事をしているのです。
仮に、今の仕事が終われば丁度定時で帰れるという場合に、
上司や先輩から仕事を頼まれると「今日中にやっておきます」と
返事をするのです。
仕事の終了時間は、本来定時なのですから、残業はあくまでも
やむを得ない場合だと考えましょう。
残業代ありきで給料を計算していた人は
残業代がなくてもやっていける家計管理が大切です。
仕事が終わらない人のための時短術
では、仕事が終わらない人が本気で時短したい場合には
具体的にどうすれば良いのでしょうか？
ここでは仕事が終わらない人のための時短術として
「仕事の効率化はリアルタイム性を重視ことについて」
「全てその日のうちに終わらせることについて」
「宿題は残さないということについて」
それぞれの内容を解説します。
いずれも、最初のうちはなかなか思うようにできないかも知れませんが
常に意識をし、
繰り返し実践することによって確実に時短できますので
ぜひ取り組んでいただければと思います。
仕事の効率化はリアルタイム性を重視
仕事の効率化はリアルタイム性を重視すると良いでしょう。
常に今やらなければならない仕事を片付け
先送りをすることは全廃するのです。
仕事をする上では、誰しもつい先送りしたくなります。
特に、細かい日常業務ほど後回しにしがちです。
「後から考えよう」「次思い出したらやろう」
「お客さんから問合せがきてから片付けよう」など、
後でやればいいと思いがちなのです。
しかし、これらのタスクは脳は考え続けているので、
脳機能のパフォーマンスが落ちてしまいます。
リアルタイムに仕事をして、常に脳を最適化しておくことが大切です。
全てその日のうちに終わらせる
全ての仕事をその日のうちに終わらせることも重要です。
「見積もり回答は明日でいいや」
「納期も明日回答しよう」
「資料作りは数日期限があったから他の日にやろう」
などと思ってしまうと、結局他の日にしわ寄せがきます。
また、鉄は暖かい内に打つように、仕事も新鮮なうちにしておいた方が
後から内容を思い出す手間が省けます。
必ず、その日のことはその日のうちに片付けましょう。
宿題は残さない
仕事をしていると、「次回までの宿題にしておきます」というシーンに
直面することがあります。
顧客からの質問に答えられなかった時や、上司への報告中のシーンなどで
よく見られる光景です。
しかし、この場合もわざわざ後回しにする必要はありません。
一旦その場を離れたら
すぐに内容を確認したり調べたりして、即座に回答してしまいましょう。
もちろん、内容によっては直ぐに答えを出せないものもあるでしょうが、
最短で回答をする癖を付けておきましょう。
後でやらないといけないことが蓄積すると、どんどん忙しくなりますので、
迅速に処理してしまうことをオススメします。
まとめ
仕事が終わらない人は、
普段から終わらない状況を自分で作り上げている傾向があります。
いつしか終わろうともしないメンタルになっている場合もありますので、
常に時短を意識する必要があります。
時短を実践している方が、結果的に仕事の質も上がりますので、
ぜひ今日から実践・継続して、効果を実感していただければと思います。
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