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仕事が早い人と仕事が遅い人の習慣の違いとは?仕事が早い人の11の特徴

  • なんだか、自分は仕事が遅い気がする
  • 「話し方が論理的じゃない」と言われる
  • 周りから「仕事ができない」と思われているのでは?

と気にしているあなた。

「仕事ができる人」とはどんな人でしょうか?
 「仕事ができる」とみなされる人の特徴の1つとして「仕事が早い」ということがあります。

もちろん、丁寧に仕事することも大事ですが、早さはもっと大事。
では、仕事が早い人はどんな習慣を身に付けているのでしょうか?

あなたのお仕事に取り入れられそうなことをぜひ1つでも見つけてくださいね。

ロジカルに考えられる

S001_megane0320140830145957_TP_V仕事が早い人は、頭の中がロジカルなので、話す内容もロジカルです。
結果、会話が分かりやすく、伝わるのが早いので、仕事が進むのが早いのです。

一方、仕事が遅い人は、ロジカルに考えることができません。
頭の中がごちゃごちゃなので、話す内容も支離滅裂。

「で、何が言いたいの?」「結論は?」と言われることもしばしば。
結果、会話に余計な時間がかかることになります。

デスクや身の回りが整理整頓されている

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仕事が早い人は、デスクやPCのデスクトップが整理されています。
逆に、仕事が遅い人は、たいてい身の回りがごちゃごちゃしていて、いつも何かを探しています。

よく、机の上の書類トレーに山のように書類が積んであり、
「あの書類どこだっけ…」なんていう方はいませんか?

手元に来た書類をトレーの上に置き、見るのも一番上の書類だけ。
そして、下の方に、どんどん未処理の書類がたまっていきます。

こちらの本によると、平均的なビジネスマンは探しものをするためだけに
1年間に150時間を浪費しているそうです。(怖い…)

1日8時間労働だとすると、実に1か月間です。
ということは、「探す時間」を減らすだけで、あなたの仕事は早くなる、ということですね。

メールやチャットのレスポンスが早い

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仕事が遅い人は、メールやチャットが来たときに、一度見て「後で返事しよう」と放置します。
そして、後になって「あ、あのメール返事してなかった…どれだっけ?」と受信ボックスを探すことに。

それで、もう一度読んでようやく返事。
返事を書きながらも、「なんて返事しよう…」と、ウダウダと迷ってしまいます。

文面を迷うことに時間をかけるのは、「こんなこと書いたらヘンだと思われないかな?」という
「自己重要感」でいっぱいだから。

仕事ができる人は、メールをためずに、その場で処理できるものはその場で片づけます。
逆に、その場で返事しない人は、2倍の時間がかかっているということ。

「GTD」というタスク管理の考え方があるのですが、
GTDでは「2分以内でできることはその場で片づける」がルールです。

この本に詳しく書いてありますので、ご興味がありましたら読んでみてください。

目標(ゴール)からの逆算思考ができる

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仕事が遅い人は、自分の能力を過信しています。
ですので、ゴールから逆算して細かい行動レベルに落とし込むことをしません。

「何とかなる」と思っているので、計画が大ざっぱ。

結果、期限に間に合いません。

仕事が早い人は、「いつまでに何を達成するか」を明確にし、
そのために「いつまでに」「何をするか」を細分化して設定しています。

そして、
「自分がやるべきこと」「人に頼むべきこと」を分けて、人に頼むことは余裕を持って依頼します。

また、ガントチャートなどを使い、進捗が遅れてもすぐ分かるようにしています。
仕事が早い人は、自分の能力を過信せず、ある意味「ネガティブ」なのです。

仕事の優先順位が明確

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仕事が遅い人は、「今日やらなくてもいいこと」を「心配だから」と、遅い時間までやる傾向があります。

これは、「やっておかないと、仕事ができないと思われるんじゃないか」という不安から来るもので、
本人の妄想にすぎません。

逆に、仕事が早い人は、優先度の高いものから取り組みます。
今日中にやるべきことは、
何が何でも今日中に片づけますが、「今日やらなくてもいいこと」は後回しにします。

期限を決めて仕事している

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仕事が遅い人は、仕事に期限を決めていません。

あなたは子供のころ、8月31日に慌てて夏休みの宿題をやりませんでしたか?
人間、後回しにする生き物ですから、期限がないと永遠に取り組まないのです。

かける時間の長さと、仕事の成果は比例しません。

「巧遅は拙速に如かず」とも言います。

逆に、仕事が早い人は、自分で期限を決め、それを守ろうとします。

仕事の進捗管理が的確にできる

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仕事が遅い人は、タスク管理が甘いです。
自分勝手に「誰かがやっておいてくれるだろう」「○○さんがやってくれるだろう」と都合よく解釈し、
「確認」しようとしません。

結果、納期に間に合わないことに。

仕事が早い人は、適度に「ネガティブ思考」。
だから、計画通りに進まないことを前提にやっています。
関係者全員に目を配り、「誰が何をどこまでやっているか」を常に把握しています。

完璧主義を捨てている

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「私、完璧主義なんです~」という方がいますが、たいてい、そういう方の仕事はクオリティが低いです。

しかも遅い。それは、「自分目線の完璧主義」だから。

「自分目線」で完璧にしたと思っても、上司やお客さんに見せたら方向性が完全に間違っていた、
ということはよくあります。

そこからすべてをやり直すのは、さらに時間がかかりますよね。

仕事が早い人は、6割程度の出来でも、早く終えることを重視しています。
そして、上司や周りの人にとりあえず見てもらい、フィードバックをもらいます。

そのフィードバックをもとに、必要な修正をかけていきます。

人間関係を壊さずに仕事を断れる

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仕事が遅い人は、頼まれたことをすべて引き受けてしまいます。
内心「ツライな」と思っていても、「断ると嫌われる」と思っているので、断ることをしません。

そういった方の頭の中には、「断る」→「雰囲気を壊す」→「嫌われる」という公式があるのです。

結果、自分でなくてもいい仕事を抱え込むことになります。

一方、仕事が早い人は、「やること」と「やらないこと」を決めています。
そして、「やらないこと」を頼まれたときの上手な断り方を知っています。

お願い上手

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先ほど、仕事が遅い人は1人で仕事を抱え込む、というお話をしましたが、
仕事が早い人は、上手に人に頼むことができます。

仕事が遅い人は、「仕事を頼む」=「『こんなこともできないのか?』と思われる」という風に、
勝手に妄想しています。

たくさんの作業をこなすことで、「『仕事ができる』と思われたい」と思っています。
だから、人に頼むことができずに、どんどん仕事が増えていきます。

実は、「絶対に自分でないといけない仕事」というのは少なくて、
よく考えてみたら、他の人でも十分にできることはかなりあるはずです。

仕事全体を俯瞰して見ることができる

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仕事が早い人は、
「何のためにやっているか」「いつまでにやるか」「何をやるか」「誰がやるか」が常に明確。
 全体を把握したうえで、「今何をすべきか」が分かっているのです。

逆に、仕事が遅い人は、「目の前のこと」だけにとらわれます。

だから、全体から見たらさほど重要でない作業に余計な時間をかけたり、
人に確認しながら進めるべきことを勝手に自分目線で進めてしまい、人に迷惑をかけることに。

まとめ:自分は仕事が遅い?!と心配なら

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自分の仕事ぶりを振り返ろうとしている時点で、あなたは「仕事が早い人」への第一歩を踏み出しています。

まずは、机の上やデスクトップを整理整頓しましょう。そして、あなたの普段のお仕事を振り返り、

「何のためにやっているのか?」
「いつまでにやるのか?」
「本当に自分がやるべきか?それとも人に頼むべきか?」

を考えてみましょう。
このように考えるクセを付けるだけでも、あなたの仕事のスピードは上がるはずですよ。

 

それでも「自分は仕事ができないのでは?」心配なあなたは、こちらも参考にしてみてください。
「仕事ができる」とみなされる人のもう1つの特徴は、「信頼される」こと。

あなたはどのくらい人から信頼されているでしょうか?
さらに信頼されるためにどんなことが必要でしょうか?

続きはこちらでどうぞ↓

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田中直子

田中直子

外資系企業OL時代に、「やりたいことが分からない」と悩み、転職活動をするものの、40社ほど履歴書を送って1社も内定せず。
コーチングに出会い、「自分には価値がない」と思い込んでいたことに気づき、起業。
コーチングをとおして、「本当にやりたいこと」を見つけて「ビジネス」として実現できる人が増えるよう活動中。
著書に「やりたいことを3年後にビジネスにするとっておきの秘策」(セルバ出版)がある。
好きな食べ物はホルモン焼き。

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