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必見!簡単に仕事の効率を上げる方法・7つのポイント

仕事の効率を上げる方法は、様々なところで話題にされています。
しかし、実際に行動に起こしている人は少ないのではないでしょうか。

行動に起こせない原因は、
効率化のポイントが絞れていないことと、大掛かりな効率化を目指していることです。

ここでは、誰でも簡単に仕事の効率を上げることができる方法を7つのポイントに絞って解説します。
どれもすぐに行動に移せるものなので、早速実践してみましょう。

ゴール設定をする

大掛かりなプロジェクトには必ずゴール設定がされています。
システム導入や店舗オープンなど、目標とすべきゴールがあるからこそ、スケジュールを立てやすく、
モチベーションも維持することができます。

これは時間があまりかからない小さなタスクにおいても同じことです。
自分が今実施している業務全てにゴールを設定してください。

ゴール設定をすることによるメリットは、途中の進捗確認にも有効です。
目的に対して今の進捗度合いはどれくらいなのかを%で表してみてください。
書き出してもいいですし、頭の中で考えるだけでもいいです。
進捗の度合いがあることで、自分へのプレッシャーになり、進む速度は格段にアップします。

ルーチンワークが多い方であれば、時間の目標を立てることがゴール設定になります。
給与計算に毎月3時間をかけているのであれば、今月は2時間半で完了させよう、と目標と立てることで
仕事の効率は上がります。

今まさに実施している仕事のゴールはどこにあるのか、考えてみてください。

今出来ることをすぐにやる

仕事にはスケジュールがある

全ての仕事にはスケジュールがあります。
今日中にやらなければならないものもあれば、来月の会議までに完成させればよいものなど、
時間軸は様々です。締切まで少し時間があるからと安心していたら、夏休みの宿題のように直前になって
焦ったことはありませんか?

ほとんどの仕事は、明日を待たずとも今すぐ取り掛かることができるものであり、
スケジュールの期限は、あくまで最終期限であるということを理解しましょう。

すぐにやるメリット(品質アップ)

先の仕事であってもすぐにやるメリットはいくつかあります。
まず、再検討がしやすいという点です。

例えば、経営会議でプレゼンする資料を作成するとしましょう。
プレゼン資料が経営会議の前日に完成したとすれば、期限には間に合っています。
あとは印刷をしたり、プレゼン用のPCに移したりして、当日を迎えることになります。

ここでもし、経営会議の1週間前にプレゼン資料が完成していたらどうでしょうか。
事前に上長に相談をすることもできますし、同僚からアドバイスをもらうこともできます。
そして、プレゼン資料はより良いものになるでしょう。

今出来ることにすぐ取り掛かったことで、
資料の質を格段にアップさせることができ経営会議も円滑に進めることができるようになります。

すぐにやるメリット(新しい仕事と休暇)

今出来ることをすぐにやることで、後ろの時間にスペースができます。
極端に言えば、来週までに完成させる必要がある仕事を今週に終わらせることができれば、
1週間の余裕が生まれることになります。
仕事を早く片付けることで、新しい仕事を受けることができるようになります。
新しい業務にどんどんチャレンジすることで、自ずとスキルアップしていくはずです。

また、やることをしっかりとやっておけば、安心してお休みを取ることができます。
心身ともにリフレッシュされ、仕事の効率を更に上げることができるようになるでしょう。

タスクを書き出す

タスク管理が出来ていると思っている人ほど、しっかりと出来ていないもので、
頭の中でタスクがリスト化されていることに満足している傾向があります。

それはそれで悪い事でははなく、実際にすごいスピードでタスクを消化していく人もいます。
ここではちょっとしたひと工夫で仕事の効率を上げるタスク管理方法についてお伝えします。

それは毎朝、自分のタスクを書き出す、ということです。付箋でもいいですし、ノートでも構いません。
当日にやるべきことを洗い出します。
この時、1日でクリアできる量よりも多めにタスクを書き出してください。
前項で説明したように、締め切りを待たずとも取り掛かれるものも含めて書き出します。
目の前にタスクが見えていることで、確実に仕事の効率は上がります。

さすがに多かったかな、と取り掛かれないものがあっても構いません。
それは自己で見える化されていることになり、次の日のタスクとしてまた書き出せばいいのです。

出来る人を真似する

 

仕事のやり方を変える時には、身の回りにいる出来る人を真似するのが手っ取り早いです。

出来る人の仕事のやり方は、その人の中で何度も試行錯誤を繰り返して完成したものです。
それを真似できるわけですから、自分で悩むよりも早いのは明らかです。
どうしてこの人は仕事が早いんだろう?複数の仕事を上手くこなせるんだろう?という疑問が生まれたら
チャンスです。そっと観察して、やり方を盗んでしまいましょう。

また、仕事が出来る人と食事に行くこともプラスです。
悩みを相談することも出来ますし、出来る人の悩みを聞くこともできます。
懇親を深める効果もあり、困った時に助けてくれるようになります。

隙間時間を好きになる

仕事が出来る人は、隙間時間を上手く使っています。

例えば、会議と会議の間のちょっとした時間で、こなせる仕事を探します。
隙間時間を上手く活用すれば、細かい仕事が手元から無くなっていき、大きめの仕事に集中して
取り組めるようになります。経費精算や簡単な報告業務、メンバーの進捗確認など、
ちょっとした時間があれば出来る仕事はたくさんあるはずです。

隙間時間を上手く使うためには、自分が隙間時間を好きにならなければなりません。
隙間時間で仕事をこなしたことによる効果を意識し、自分が楽になることを実感します。

すると、隙間時間が好きになってくるようになるものです。
次のスケジュールまでぼーっとするのではなく、時間を上手く活用して、
仕事の効率を上げるようにしてください。

自分だけの贅沢を作る

馬の前に人参をぶら下げる効果は、人間にもあります。
それは組織に求めるのではなく、自分自身で贅沢を作ってしまうのです。

これが終われば、高いケーキを買おう、といった贅沢は仕事の効率を上げる効果があります。
贅沢を作る時のポイントは、少し厳しめの目標を立てることです。完成したら高いケーキを買おう、
ではなく、予定より3日早く終わらせることができたら高いケーキを買おう、とするのです。

自分へのプレッシャーを、贅沢ができるという形でごまかすことによって、
精神的に追い込まれずに仕事に取り掛かることができます。

1時間早く出勤する

少し前に朝活が流行ったように、朝は頭の働きが良くなる時間帯です。

始業前に1つでも多く仕事を終わらせておくと、1日がとても充実した時間になります。
早起きをして会社に行くことは憂鬱に感じるかもしれませんが、実は慣れていないだけでしかありません。
まずは1週間続けてみてください。1週間後には苦痛に感じることもなく、普通の生活のサイクルに
取り込まれているでしょう。

朝の活動は残業時間には含まれない会社がほとんどです。
同じ勤務時間で平等に考えたい方は、朝早くに出勤をして自己啓発の学習をするのもいいですね。
1日がスッキリと過ごすことができるようになり、朝に学んだ事を実務で早速活かすことができます。

活動の時間帯を朝に持ってくることで、仕事の効率は上がります。

まとめ

7つのポイントに絞って仕事の効率を上げる方法をご紹介してきました。
どれも今すぐできそうなことだったのではないでしょうか。

冒頭に書いたように、重要なのはここからです。
読み終わった今からすぐにでも取り掛かってください。

明日から、来週から、と先延ばしにするといつまで経っても効率化をすすめることはできません。

 

もっと時間をうまく使えれば充実した一日が過ごせるのに、と
思って悩んだりしていませんか?
そのヒントは、基本の徹底と日々の積み重ねにあります。

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Sasaki

Sasaki

経営管理やマネジメントの考え方はお客様やパートナーの方に高く評価されている。
新人教育からキャリアアップ講習など人の成長を実感することに喜びを感じており「個人の成長が組織の成長につながる」ことを信じている。
お客様の悩み事に関しては、お客様の親身になって考えることをモットーとしている。これまでに実施したプレゼンは、300回以上、資料作りにもこだわりをもっている。大阪生まれ、サッカー大好きのスポーツマン。

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