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時間に追われる毎日を卒業!ツールを上手に使って時間管理

  • 仕事でも家庭でも常にやることに追われている
  • 仕事が終わらず残業ばかり。時間が足りない・・・
  • もっと自分の時間が欲しい。

そんな風に感じることはありませんか?

もしかしたら、時間管理が上手にできていないことが原因かもしれません。

効率的に時間が使えないと、知らず知らずのうちに時間を浪費し、
本当に大事なことのために時間を使えなくなってしまいます。

いつも時間が足りないと感じる方は、是非、時間管理方法を見直してみましょう。

どうしたら仕事、家事や勉強を効率良くサクサクこなせる様になるのか?
今回は、時間管理のコツと、効率的な時間管理を助ける便利なツールをご紹介します。

デキる人の時間管理のコツはスケジューリングにあった!

 

「毎日忙しくてスケジューリングする余裕なんてない!」と思うかもしれませんが、
予定が立っていないと、

  • 行き当たりばったり、
  • とりあえず目の前にある作業をやっつけるだけ、

といった様に、作業に振り回されてしまいます。
大事な仕事が後回しになり、あれもこれもまだ出来ていない状態だとストレスもどんどん
増えていきます。

大切なのは、忙しい時ほど、やるべき作業を可視化し、スケジュールの中に組み入れていくこと。

次の5ステップをきちんと実行することで、
目の前にある1つ1つの作業をいつ行い、いつまでに終わらせるか、が明確になります。

やるべき作業と手順が明らかになるので、順番を迷ったり、大事な用件を忘れたりすることも
ありません。

時間に対するストレスも減ります。

  1. 今後1ヶ月のやるべき作業を書き出す
  2. 優先順位をつける
  3. 作業ボリューム・作業時間を予測する
  4. 余裕をもった期限を設ける
  5. スケジュールに落とし込む

時間管理のコツはスケジューリングです。
仕事だけではなく、勉強や、忙しい主婦の方の時間管理にもおススメの方法です。

上手な時間管理の5ステップ~時間マトリックスを使いこなす~

 

 

今後1ヶ月のやるべき作業を書き出す

今後1週間、1ヶ月のやるべき作業を全て書き出してみましょう。
大切なのは、「何のために作業を行うのか」を把握すること。

短期的な作業だけを書き出すだけでは、目的が分かりにくく効率的に時間を使えません。
作業の全体像を把握しながら、1ヶ月→1週間→1日と作業を書き出しましょう。

優先順位をつける (時間マトリックス)

5つのステップでも特に重要なのが、書き出した作業に優先順位をつけることです。
ここで役に立つのは、ベストセラー『7つの習慣』で紹介された「時間管理マトリックス」です。
ポイントは、全ての作業を「重要性」と「緊急性」により4つの領域に振り分けることです。

緊急 緊急ではない

第 I 領域

  • 危機や災害、事故、病気
  • 締め切り直前のタスク
  • クレームへの対応
  • 自分がファシリテートする会議のとりまとめ
第 II 領域

  • 人間関係作り
  • 予防行為
  • 最新再生(自分を磨くこと)
  • 準備や計画
  • 適度な息抜き





第 III 領域

  • 無意味な電話やメールへの対応
  • 突然の来訪
  • 多くの会議
  • 無意味な接待や付き合い
  • 多くの報告書
第 IV 領域

  • 暇つぶし
  • 長時間、必要以上の息抜き
  • だらだらとした電話
  • 世間話
  • その他無意味な活動

 

この4つの領域の中で、最も時間を確保したいのが、第2領域(緊急でないが重要)です。
この領域は締め切りが無いことが多く、つい後回しになってしまいますが、
自己の成長に貢献する領域であり、長期的スパンで成果を出す場合にとても重要になってきます。

第3領域(緊急だが重要でない)は人とのつき合いや形式化・習慣化した業務です。
勇気がいるかもしれませんが、断れるものは断り、本当に必要ない業務は見直しを提案するのも
良いでしょう。

第4領域(緊急でなく重要でない)は全く不要なものです。
時間ができるとスマホをいじったり、と意外に時間を使っていませんか?

第3、4領域に費やしている時間を極力減らし、第2領域に時間を再配分することが、長期的に見てとても重要になってきます。

作業の優先順位をつける時は、第1領域→第2領域→第3領域の順でつけていきましょう。

作業ボリューム・作業時間を予測する

スケジューリングの際に、漏れがちなのがこの作業ボリューム・作業時間を予測するステップです。
よく料理の例が挙げられますが、もし夜7時の夕飯までにハンバーグを作る必要があったら、
どうしますか?

材料を買って、野菜・肉などの材料を切って、炒めて煮る、といった作業工程と、各作業にかかる
時間をイメージしながら逆算して支度を始めますよね。

同じ様に、スケジューリングでも、1つの仕事のボリュームと時間をイメージするのがとても重要です。初めての仕事で予測がしにくいものは、ある程度作業をしてみてイメージするのも良いでしょう。

不測の事態に備えて作業時間を通常より多めに取るのもおススメです。

余裕をもった期限を設ける

折角立てたスケジュールも、余裕がなくスケジュール通りに進まないと意味がありませんし、
後倒しになるとストレスを増やす原因になります。

スケジュールが遅れて締め切りに間に合わない、ということがない様に、リカバリー用の予備時間
を1日・1週間単位で確保しておきましょう。

特に重要な作業の場合は、本来の締め切り日より2、3日前に自分の締め切りを設定しましょう。
そうすることで、万が一追加作業が必要になっても安心して柔軟に対応することができます。

スケジュールに落とし込む

1から4までのステップが終わったら、スケジュール帳に作業を書いていきます。
1日、1週間単位で作業状況を確認し、終わっていないものがあれば予備時間や、進んでいる作業の
時間を使う等の割り振りをして調整していきましょう。

やることが多い時の時間管理法

 

この5ステップをやっているのに、仕事が終わらない。やるべきことができない。
そんな状況の時は、全体の作業ボリュームが多い可能性があります。

1日は誰でも24時間しかないので、できる作業にも限度があります。

こういう時は、以下のポイントをもう一度見直してみましょう。

  • 優先順位付けがきちんとできているか
  • 更に優先順位をつけるとしたらどうか
  • 人にお願いできる作業はないか
  • 一時的にやらなくても良い作業はないか
  • 不要な作業がないか(第3・4領域の作業)

時間管理を継続するための秘訣

 

さぁ、今日からこの5ステップで効率的な時間管理を始めよう!
と思い立っても、すぐには思った通りに管理ができないかもしれません。

ここで、時間管理を継続する秘訣をお教えします。

 

予備時間をきちんと確保する

予定通りに作業が進まないと、不安になりイライラします。
時間管理自体がストレスになってしまいます。

予備時間を確保し、余裕を持ったスケジュールを立てましょう。

休憩・休みを入れる

真面目で完璧主義な人ほど、びっしりと隙間なくスケジュールを詰め込んでしまう傾向があります。
休憩時間や、休日も大切です。メリハリのあるスケジュールが作業効率を上げます。

タイマーを使う

疲れていたりモチベーションが低いと、ダラダラと作業をしてしまいがち。
タイマーで時間を計測すると集中力が増し、効率も上がります。

 

ツールを利用する

最近は、手帳以外にも、excelやスマートフォンを使った時間管理ツールがあります。
ライフスタイルや好みに合わせてツールを使えば更に効率が上がります。

 

継続する

時間管理のコツを掴むまで、ある程度時間を要するかもしれません。
直ぐに諦めず、最低3ヶ月は継続してみましょう。

 

時間管理に役立つツール(1)
~主婦におススメ! アナログによる時間管理~

 

アナログでの時間管理では、手帳、メモ、付箋などがあります。
デジタルに比較して、アナログは電源やパスコードを入れる手間なくささっと書けること。

スケジュール全体が把握しやすく、加筆修正もすぐにできます。作業が終わったものを横線で
消していく快感もありますね。

アナログ管理は、アナログ派の方はもちろん、一日の細かいスケジュールを一目で確認したい
主婦の方にもおススメです

手帳ならウィークリー・バーチカルタイプの手帳にその日の予定を書き出したり、
メモに一日の予定を時系列に書くのも良いですね。

仕事・家事・子供という様に、作業をカテゴリーに分け、
カテゴリー毎に違う色の付箋を使って管理する方法もあります。

同じ作業があれば、次の日以降に再利用できるのも魅力です。

時間管理に役立つツール(2)
~勉強時間管理簿も!iphone / Androidの時間管理アプリ~

 

スマートフォンでの時間管理の最大のメリットは、時間・場所を問わず、手帳がなくても
スマホだけあれば時間管理ができる点です。

パソコンと連動させれば更に便利です。

一方、主なデメリットはデータ紛失の可能性があること、とセキュリティです。
定期的にバックアップ・パスワード管理をしましょう。

ここではiPhoneとAndroidでよく使われている時間管理無料アプリを紹介します。

aTimeLogger 2 (iPhone、Android)

各作業の目標管理時間を設定できるため、実際の所要時間との比較が可能。
スマートフォン画面で、日次・週次・月次での作業時間内訳がグラフなどで分かります。

My Stats (iPhone)

各作業の所要時間を計測し、作業時間内内訳がグラフで分かります。
また、体重や歩数など、自分が管理したい項目を設定・入力することで、日々の推移をグラフで
見ることも可能。

 

Toggl (iPhone、Android)

各作業の時間計測を行う。Web版が主体。
レポート機能が充実しており、データをcsvやPDFにエクスポート可能。

 

Yomo (iPhone)

各作業の時間計測を行うシンプルなアプリ。

 

勉強じかん管理簿(Android)

学生や資格試験を目指している人に特化した勉強時間を管理するアプリ。
デフォルトで高校の科目が入っており、時間管理したい項目を新たに項目を追加することが可能。

 

Excel勤務時間管理をして労働時間の適正化を実現!

 

職場など、複数の人がデータを共有する場合はexcelでの管理がおススメです。
アプリは一長一短ありますが、excelでは特定の目的に沿って使い易い様に加工・作成できるのが
魅力です。

Excelで勤務時間管理をすることで、仕事の偏りや残業状況などが一目で分かり、
労働時間を適正に管理することが可能になります。

楽しく時間管理力をアップ! 無料でできる時間管理ゲーム

 

ゲームを楽しみながら時間管理力もアップしたい、そんな方におススメなのが、
その名の通り、時間管理ゲーム

ホテルのスタッフになりお客様をおもてなしながら効率よく仕事を進めるものや、
混雑した空港で飛行機がスケジュール通り飛ぶ様にタスクをこなしていくもの、できるだけ短い時間で料理を完成させるものなど、様々な種類があります。

夢中になり過ぎると逆に時間が取られてしまいますので、時間管理をしながら楽しんでくださいね。

まとめ

 

いかがでしたか?

時間は皆が平等に持っているもの。

でもその管理方法を知っているのと知っていないのでは1日、1ヶ月、1年そして一生の過ごし方が
全然違ってきます。

私も、ついつい明日でいいや、と延ばしてしまうことがありましたが、
最近は時間を計測し、集中して仕事をする様にしています。

時間管理のコツを掴み自分のものにすれば一生使えるスキルですので、
是非ご自分の生活に合う形で取り入れてみてくださいね。

 

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ライター紹介 ライター一覧

蓮許(はすもと)まりこ

蓮許(はすもと)まりこ

コーチ・研修講師。
大学で心理学を専攻し、その後10年以上総合商社に勤務後、独立。自身の10年以上にわたる「やりたいこと探し」「自分探し」の経験を踏まえ、30代の働く女性を中心に、“本当にやりたいこと”を見つけて、“自分らしく生きる”ことをサポートしている。
日本の女性が、もっと自由に、楽しく、そして自信を持って人生を謳歌して欲しい! という願いを持って活動中。

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