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シンプルな時間の使い方で段取り力アップ!これであなたも仕事ができる人

仕事をしていると、
なかなか業務が終わらない、いつも残業ばかりでプライベートの時間を確保できない
といった悩みが生まれることがありますよね。

また、それによって仕事が遅いという烙印を押されて、
能力が無い人という目で見られてしまいかねません。

では、どのようにすれば素早く仕事を進める事ができるのでしょうか?

そのヒントは、段取りよく仕事をすすめて効率的な時間の使い方を心がけることにあります。
また、仕事ができる人はそのほとんどが段取りよく仕事を進めることで高い生産性を生み出しているのです。

そこで、どのような事に心がければよいのかを5つのポイントに分けてご紹介します。

 

一日の初めに何もしない10分を作る

仕事を段取りよく進めるための最大のカギは一日の始まりにあります。

一日の始まりに質の高い10分間を過ごすことができれば、
それだけでその日の仕事はほぼすべてうまくいくと言っても過言ではありません。

それはなぜでしょうか?

段取りはよく料理に例えられますが、料理をする時も初めに何をどのような順番で行うかを
先に計画立ててから始めますよね。

この計画立てが失敗してしまうと、料理を煮込み過ぎてしまったり、
二度手間をしてしまったりとうまく料理を進めることができません。

仕事も同じで、業務時間と同時にいきなり業務に入るのではなく、10分だけでいいので手を止めて、
一日の計画を綿密に立てる時間を設けることが大切なのです。

段取り上手な人は、実際に手を動かし始めたら考えることはできるだけシンプルにします。
多くの事は考えず、当初の計画通りに自分の身体を動かしていくだけなのです。

また、これは一日単位の仕事だけではなく、一か月単位、そして一年単位でも同じことです。

一か月の始まりに、または一年の始まりに少しだけ手を止めて、
どのよう手順で仕事を進めていくかを決めるだけで仕事の効率は大きく向上していきます。

取り組む仕事のゴールを明確に思い描いている

それでは、業務前の10分間でどのように考えていけばよいのでしょうか。
まず考えなければいけないのは、ゴールは何かという事です。

その日で終わらせなければいけない仕事は何でしょうか?
業務時間が終わった時に、どのような状態にあることが最善でしょうか?

意外とこれを考えられていない人は少なくありません。

その日の仕事は進んだところまでで終わりと設定して、自分のペースで進めてしまうのです。

結果、明日になっても明後日になっても終わらせなければいけない仕事が終わらず、
気付けば仕事ができない人と見られてしまうのです。

仕事ができる人はそのような仕事の進め方はしません。

その日に終わらせるべきことを明確に定義し、時には一日の始まりにメモをして目につく場所に貼っておき、
一日の中でも区切りのタイミングで確認して進捗を確認しています。

それ行うだけでも、仕事の段取り力は向上します。

物事を逆算して考えている

続いて身につけるべきことは、物事をゴールから逆算して考える思考術です。

段取りが悪い人の多くは、メールチェックに30分、その後は売り上げの確認で30分、
さらに書類作成に1時間…とやる事を足し算で増やしていって一日の計画を立てています。

ですが、これでは段取り力は向上しませんし、残業時間が伸びていくだけです。

段取りよく仕事を進められる人は、逆にゴールから引き算でやるべきことを決めていきます。

つまり、業務時間までに特定の業務を終わらせようと思ったら、
何時までにどの仕事を終わらせていなければいけないのかを考え、
業務の終わりから始まりに向けてタイムスケジュールを埋めていくのです。

時には、どう考えても仕事が終わらないという事もあるでしょう。

そのような時はあらかじめ同僚や部下に仕事を依頼しておき、
仕事が間に合わなかったという事態を防いでいるのです。

これが、段取りがよい仕事です。

特に役職が上がっていくとこの段取り力は必須スキルであり、
段取り力の向上は、マネジメント力の向上につながるとも言えます。

そして、この考え方は毎日の10分間を設けることで少しずつ身についていきます。

会社によっては朝一で日報を上司に提出する場合もあるかと思いますが、
これは段取り力を非常に向上させる取り組みの一つですので、
しっかりと考えて作成していくと良いでしょう。

 

目の前の仕事に集中しすぎない

朝の10分間でその日の計画を立てた後は実際に手を動かしていきますが、
その過程でも段取りを良くする取り組みがあります。

それは、目の前の仕事に集中しすぎないという事です。

もちろん適度に仕事に集中することは大切ですが、一つの物事にのめりこみすぎてしまうと、
先にやらなければいけなかったことや確認しなければいけなかったことがおろそかになってしまい、
気付けば後手に回ってしまう事があります。

また、目の前のことに神経を使いすぎると少しずつ集中力が損なわれ、
逆に作業が進まなくなってしまう事もあります。

これらを避けるために、定期的に時計を見たり、顔を上げて周囲の様子を確認したりして
適度に気持ちをリラックスさせることが大切です。

そして、朝の予定通りに業務は進んでいるのか、
また進捗が芳しくない場合は何が業務を滞らせているのかを客観的に捉える事が大切です。

ただし、その反省を行うのはそのタイミングではなく、その日の業務が終わった後の方がよいでしょう。

そうして一日の業務の中で生まれた反省点を基に、翌日の朝に再度一日の計画を練って
段取りの精度を上げていくのです。

もし目の前の仕事に集中しすぎてしまうと、
何がいけなかったのか、またどうすればよいのかを見つけにくくなってしまいます。

ですから、適度に周囲にも意識を向けたりリラックス状態を作ったりしながら
日中の業務に取り組んでいきましょう。

 

業務をできるだけテンプレート化する

最後に紹介するのは、各業務をテンプレート化することで段取り力を向上させる取り組みです。

これは、効率的に仕事を進めていく取り組みとも言えるかもしれません。

段取りよく仕事を進めていくためには個々の業務スピードを上げていくことも欠かせませんが、
単純な手の動きや思考力を鍛えるだけではいずれ限界が訪れます。

そこで活躍するのが、業務のテンプレート化です。

人は、既に取り組んだことがあることや理解が深いことは短時間で正確にこなせるものですが、
慣れていない事や初めての取り組みには時間がかかってしまったり間違いを起こしたりしやすいものです。

ただ、仕事において同じ状況というのは発生しにくいもの、だからこそ、
その度に臨機応変な対応を求められるように思われがちですが異なる状況でも決められた思考の手順を
踏んでいけば、判断や思考は短時間でできるものです。

これは数学における定理のようなもので、特定の問題を解くためには
すでに知られている定理を用いることで圧倒的に素早く問題を解けるのと似ています。

そして、そのテンプレートこそがフレームワークと呼ばれるものであり、
世の中には、数多くのフレームワークが存在しています

また、今回ご紹介した段取りよく進める流れも、テンプレート化の例と言えます。

大切なことは、どのように考え、取り組めば段取りよく仕事を進められるのかを考え、実行し、
そしてテンプレート化して業務を短縮していくことです。

これができれば、今まで以上にスムーズに仕事を進められるようになりますよ。

まとめ

業務を段取りよくこなして生産性を上げるポイントは、とてもシンプルなものです。
ですが、多くの人は難しく考えすぎて結果的に効率を悪くさせてしまっています。

ですから、まずはシンプルに物事を考えていきましょう。

それはすぐに身につく事ではありませんが、毎日取り組むことで確実に成長していけます。

そして、「仕事ができる」と呼ばれる段取り力を身に着けていきましょう。

 

 

朝は1日の中で最もフレッシュな時間帯で、朝時間をどのように過ごすかによって
その日のクオリティーに影響を及ぼすといっても過言ではありません。
良い朝のスタートを切って成功に近づきましょう!

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ライター紹介 ライター一覧

haruki

haruki

ベンチャー企業就職後、年商15億円の売上規模を持つサイトの事業責任者として従事。
また、同社の新規事業に立ち上げから携わってローンチさせ、一年間をかけて軌道に乗せる。
歴史や中国古典が好きで、そこから組織の作り方や人の考え方を学んでいる。

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