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カンタン!上手に説明するための「話し方」7つのコツ

  • 「なぜか自分だけ評価されてない気がする」
  • 「何を話しているかよくわからない」と言われる
  • 「思い通りに仕事を進められない・・」

こんなお悩みありませんか?
誰もが認める「仕事ができる人」の共通点。

それは「話し方が上手」(コミュニケーション能力が高い)ということです。

伝えたいことを正確に相手に伝えられ、上司・部下・同僚などの周りの人達が動いてくれて、
良好な関係を構築出来ます。

理想の仕事、やりたい仕事に就くためにはコミュニケーション能力を身につけていくことが重要です。

じゃあ、上手な話し方をする人は具体的に何をしているのでしょう?
話がうまく伝わらない人と何が違うんでしょう?

そんなギモンを解消すべく、仕事ができる人の話し方を観察し、
気づいた「上手な話し方のコツ」をお伝えしたいと思います。

どれも重要だけれども、すぐにでも実践できる簡単な方法です。
職場で、プライベートでも。

ぜひすぐに試せるものを1つ見つけてみてくださいね。

上手な話し方のコツ:5W1Hを入れる


「で、いつの話?」
「で、誰が??」
「で、何でそうなったの?」

なぜか自分が話すと毎回聞き返されてしまう・・
もしかしたら、スムーズに話が伝わらないのは、“相手の理解に必要な情報”の抜けもれが原因かも知れません。
上手な話し方をする人は、相手の理解に合わせて5W1Hを意識し的確に伝えます。

「5W1H」とは・・

  • When・・いつ
  • Where・・どこで
  • Who・・誰が
  • What・・何を
  • Why・・なぜ
  • How・・どのように

の頭文字をとったものです。
例えば

When・・いつ
例)明日の14時に

Where・・どこで
例)本社の会議室にて

Who・・誰が・誰に
例)営業部全員で

What・・何を
例)〇〇推進プロジェクトについてのミーティングをします。

Why・・なぜ
営業部全員で○○推進プロジェクトについての最新情報を共有する為です。

How・・どのように
現在の進捗について、一人ずつ発表してもらいますのでミーティング前に準備しておいてください。

もちろん「どんな話も5W1Hで伝えなきゃいけない?」という訳ではありません。
伝える内容、伝える相手に合わせて必要な情報を伝えていきます。

特に報告や交渉事などミスコミュニケーションが起こるとトラブルになり兼ねない場面では、
5W1Hを意識することで無用なトラブルを避けられます。

自分が話す時以外でもメリットがあります。
相手の話を聞いているときにも情報の抜け漏れに気づけ、適切な質問ができます。

「それは、誰が言っていたのですか?」
「いつの話ですか?」
と質問をしていくことで、正確な情報を受け取れるようになります。

上手な話し方のコツ:非言語を意識する

何を話すかを考えて伝えているのに、「話に説得力がない」「気持ちが伝わってこない」と言われてしまう・・・

そんなお悩みは、”何を話すか という話の内容だけしか”考えずに、
どのように話すか?」という部分の意識が、抜けているからかも知れません。

具体的には

  • 声のトーン、スピード
  • 目線、表情、ジェスチャー

といった、「話の内容(言葉)」以外の部分です。
これを「非言語コミュニケーション」と言います。

なぜ話すときに非言語(言葉以外の部分)のコミュニケーションが大事なのでしょうか?
あなたも「メラビアンの法則」は、聞いたことがあるかも知れませんね。

コミュニケーションで人に影響を及ぼす割合は、

  • 話の内容などの言語情報: 7%
  • 口調や話の早さなどの聴覚情報: 38%
  • 見た目などの視覚情報: 55%

(Wikipediaより)

と言われ、実際に話した内容(言葉)よりも、それ以外の非言語コミュニケーションの方が、
人に与える影響度は大きい
とされています。

この割合については様々な諸説もありますが、要は「言葉以外の部分も重要」ということです。

例えばアナタが面接官だとします。
面接を受けに来た応募者が「私の強みは○○です」と伝えていた時に、視線はあさっての方向を見ていて、
力が入ってない声で言われたらどう感じるでしょうか?

正直、説得力はないですよね。
「面接用に取ってつけた”強み”なのかな・・」と直感的に感じるはずです。

逆に面接官の目を見ながら、自信のある表情、そして張りのある声で「私の強みは○○です」と
言われたらどうでしょうか?

話している内容(言葉)は一緒でも、受け取る印象はまったく違いますよね。

話が伝わらずに悩んでいる人ほど、「何を話すか?伝えるか?」という話す内容ばかりに意識が
いってしまいがちです。

しかし、いくら話の内容が素晴らしくても、相手に伝わらないと意味がありませんよね。

「どのように話すか」を意識する事で、相手への伝わり方が全く違うのです。

上手な話し方のコツ:相手が話を受け入れる状態をつくる

  • 「えっ、この前も伝えたじゃん・・」と言われる
  • 「話の重要なポイントが理解されてない・・」

こんな場面に遭遇するのは、“相手が話を受け入れる状態” を作らずに、いきなり話し始めている事が
原因かも知れません。

その結果、重要なポイントが理解されなかったり、話を右から左に受け流されてしまうんですね(涙)

優秀な営業マン、セミナー講師等、話し方が上手だと言われる人は、話の内容はもちろん、
”話をする前に聞き手を惹きつける”ことで、真剣に話を聞いてもらえる状況を整えることに、
意識を向けています。

例)今からお伝えるする内容は、私が〇〇を成功させる為に最も効果があった方法です。

例)○○さんの緻密な仕事にいつも助けられてます。そんな○○さんだからお願いしたい事があるのですが・・

話す内容を一生懸命考えて伝えても、相手が”受け入れる状態”になければ暖簾に腕押し状態。
手ごたえのない話になってしまいます。

“本題に入る前に” 相手が受け入れやすい状態を作りさえすれば、相手はアナタの話を真剣に聞き、
伝えたいことが伝わるようになるでしょう

上手な話し方のコツ:たとえ話を使う


「相手に話が伝わらずに、 理解してもらえるまで長々と話してしまう」
そんな時、上手な話し方をする人は「例え話」や「比喩表現」を使って相手に伝えたい内容を
簡潔に伝えます。

例えば、基本を疎かにして、ミスを連発しがちな部下に「仕事は基本が大事だ」ということを
理解してもらいたい。

そんな時、基本がなぜ大事なのかを一つ一つ理屈で話すよりも、
”既に相手が理解しているもの” と結びつけて伝えたほうが効果的です。

(料理好きの部下であれば)
「料理でも調味料を入れる順番って基本だし大事だよね」
「この基本を無視すると味が染み込まないよね」
「それと同じように仕事でも・・・」

と、相手が好きなものや既に理解しているもので「基本」の大事さを伝えることで、
抵抗もなくなり、理解も速まります。

また、「新しい提案をしても、いつも反対をしてくる保守的な上司」に対しては、
「このサービスは〇〇と似たようなもので、、、」
と、上司が既に知っていたり、既に自社で使っているサービスと結びつけて話すことで、
「あぁ。あんな感じね。それならいいよ」と、スムーズに受け入れられる可能性も高まります。

商品説明でも
「この服はまるで毛布に包まれているかのような暖かさですよ。」
と、何かに例えられると、防寒性や機能を長々と説明されるよりもスーッと頭に入ってきますよね。

一つ注意点があります。

当たり前ですが、ただ単に「例えれば良い」という訳ではなく、
”既に聞き手が理解しているもの・好きなもの”じゃないと、相手は余計混乱します。

サッカーを全く知らない人に
「サッカーであればボランチのような立ち位置だよ」
と例えても「何それ??」ですよね。

ついつい自分の知っている分野で例えてしまいがちなので注意は必要です。

例え話・比喩表現を使うことで、

  • 相手の頭の中でイメージを作りやすい
  • より相手の記憶に残りやすい
  • 直接的に話すよりも、抵抗感が少ない

などのメリットがあるのです。
だからこそ、”話し上手は例え話上手”とも言われます。

相手にあった例え話を使うことで、短い時間で相手に伝わる話し方が可能です。

上手な話し方のコツ:五感を使って表現する

話をしても「うーん、何かイメージがわかないなぁ」、「 感情が動かない 」と言われてしまう。
その原因は「五感」に訴える言葉が全く入っていないからかも知れません。

上手な話し方をする人は、話の中に”五感”を盛り込むことで、相手の頭の中で話をリアルに
イメージさせます。
五感とは、視覚、聴覚、体感覚(嗅覚、味覚は体感覚に含めます)のことです。

そして、この”五感”には、利き手、利き足と同じように、人によって優位な “利き感覚” があります。

例えば「海」に行ったことを思い出すときに「青い海と白い砂浜がキレイだったなぁ」と
景色(視覚)を思い出す人もいれば、

「カモメの鳴き声や波の音」(聴覚)
「暖かくて潮風が気持ちよかったなぁ。リラックスできた」
と、体で感じた事(体感覚)を強く思い出す人もいます。

だからこそ、自分の”利き感覚”だけで話してしまうと、違う感覚を優位にする相手には伝わりにくく
なってしまうのです。

話の中に五感をまんべんなく入れることで、聞き手の中でリアルにイメージできるような話し方が可能です。

「こないだの休み、海に行ったんだけど・・
キレイなブルーの海がキラキラ輝いてたよ。(視覚)」
「穏やかな波音を聞きながら・・(聴覚)」
「裸足で砂浜を歩いた時の、感覚が(触覚)気持ちよかったな~」

実際に見て、聞いて、感じたことを話の中に入れることで、聞き手の頭の中ではイメージが広がっていきます。

上手な話し方のコツ:チャンクサイズを意識して話す

「あれ、今何の話してたんだっけ・・」
話をしているうちに、自分でも何を話しているのかわからなくなる・・

結果、「相手に伝えたいことが伝わらない・・」

こんなとき、上手な話し方をする人は、相手の反応を見ながら、話のチャンクサイズを調整しています。

「チャンク」とは「塊(かたまり)」のことで、「具体的には・・」と、話を詳細に伝えていく事を
“チャンクダウン”

反対に、「なぜかというと・・」「目的としては・・」と、話をより抽象化させていくことを、
“チャンクアップ”

そして、「他には・・」「例としては・・・」と別内容の話をしていくことを
“水平チャンク”

と言います。

例えば、
「私は旅行が好きです」

「特に国内旅行、北海道はよく行きますね」
(チャンクダウン/具体的には?)

「(北海道の)富良野や美瑛が特に好きです」
(チャンクダウン/具体的には?)

「他には世界遺産の知床とか・・・」
(チャンクダウン/具体的には?)

「なぜ北海道が好きかというと、大自然の景色に心が癒されるからです」
何となくイメージできましたか?
(チャンクアップ/なぜ?目的は何か?)

コミュニケーションを取っているとき、

  • 詳細を知りたがる人、
  • 全体像(より抽象化)を知りたい人、

人によって理解の仕方も変わってきます。

例えばこんな会議に出席した経験ありませんか?

  • 一人は「何のためにそれをやるの?」と、抽象度を上げた発言ばかりする(チャンクアップ)
  • 一人は「○○の部分をもっと具体的にしないと・・」詳細ばかり気になっている(チャンクダウン)
  • 一人は「こんなやり方もありますよ」と、どんどん横道にズレていく・・・(水平チャンク)

話題があちこちに飛んで時間だけが刻々と過ぎていく会議は辛いだけですね・・
このように人によって「癖」のようなものがあります。

詳細が気になるタイプの方は大まかな話ばかりだと、
「抽象的過ぎて具体的に何したらいいかわからない」と不安になってしまいます。

逆に全体像を知りたいタイプに詳細の話ばかりをしてもイライラさせてしまいます。

チャンキングのポイントは相手の理解にあわせて、話のチャンクを調節することです。

自分が話しているサイズ感を把握しながら、相手の反応や理解度に合わせて伝えていくと、
話が伝わりやすくなります。

上手な話し方のコツ:Iメッセージを活用する

相手の為を思って伝えたり、褒めたりしても「そんなことないですけど・・」「何か上から目線・・・」と
反発されてしまう。

そんな時、話し方を少し変えるだけで相手の反応は変わるかも知れません。

相手の為を思って伝えているのに反発されてしまう人は、
「(あなたは)よくやってるよね」
「(あなたは)仕事が正確だよね」のように、

「あなたは~だね」と、「あなた」を主体に伝えてしまう癖があります。
(これをYOUメッセージと言います)

上手な話し方をする人はI(アイ)メッセージを活用して相手に受け入れられるように伝えます。
I(アイ)メッセージとは、「私は嬉しい」「私は助かった」 等々、伝える話の主体が
「私」になっている言葉です。

例えば、「(あなたは)仕事が正確だよね」(YOUメッセージ)という話し方は、
「いやいや・・」「実際はそうでもないんだけどなぁ」「これくらい当たり前じゃない?」と、
中には否定してくる人もいます。

それに対して「仕事が正確で(私は)すごく助かってるよ」と、あくまでも”自分が感じていること”
伝えることで、反発が起きにくくなります。

「すごく助かってるよ」 というのは、その人が実際に感じている事実なので、否定しようがありません。

このようにIメッセージをうまく活用することで、素直に受け入れてもらえる話し方が可能です。

まとめ

いかがでしたか?

上手な話し方を身につけると、あなたが望む結果や、幸せを運んできてくれます。

  • 今の職場で仕事ができるようになりたい
  • 転職してやりたい仕事をしたい
  • 好きなことを仕事にする為に起業したい
  • 理想のパートナーと幸せな生活をしたい

どの道を選んだとしても、必要になってくる能力が
他人に影響を与え、相手を動かす力=コミュニケーション能力です。

今日ご紹介した話し方を意識するだけでも、驚くほど相手の反応も変わるはずです。

ぜひ試してみてくださいね。

そして、今回は話し方のテクニックを中心にお伝えしましたが、
これらテクニックの土台になるのが「信頼関係」です。

学校で嫌いな先生の授業は寝て、好きな先生の授業はしっかりと聞いていたように・・

「信頼関係」が築けていればいるほど、相手はあなたに好感を持ち、いい反応を見せてくれるのです。

そうなると、話し方等のテクニック”の威力も倍増します。
今回の内容を実践しながら、相手とどれくらい信頼関係が築けているか?もぜひ意識してくださいね。

 

信頼関係の築き方はこちらの記事↓でご紹介しています!

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ライター紹介 ライター一覧

五十嵐秀典

コーチ
コミュニケーションスクールの集客・マーケティングに立ち上げから携わる。
10年以上コミュニケーションを研究した経験を活かし職場やプライベートの人間関係で悩むビジネスパーソン向けにコーチングを行っている。
使命はコーチングを通して「人間関係の悩みを解決し、やりたいことを実現する人を増やすこと」
東京の西多摩生まれで、多摩の自然が大好き。

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